Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa

Stan przyjmowanych spraw

Stan przyjmowanych spraw, kolejność ich załatwiania lub rozstrzygania

 

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. d i e ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176) udostępnianiu podlega m.in. informacja o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw oraz kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania przez Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa.

 

Przez określenie „sposobu przyjmowania spraw” należy rozumieć metodę uzyskiwania i odpowiedniego rejestrowania przez podmiot administrujący wniosków (bez względu na formę ich przekazu), mających na celu wszczęcie postępowania lub mogących być wykorzystane w ramach danego postępowania.

Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych  w Wojewódzkim Inspektoracie oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją reguluje instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140).

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa przyjmuje sprawy do załatwienia w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735).

 

Zgodnie z art. 63 ww. ustawy:

1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie  do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
3. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.
4. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
   1. być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz
   2. zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
   3. zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.
5. Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda. W przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

 

Sprawa wniesiona do Wojewódzkiego Inspektoratu, w zależności od jej charakteru (np. podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, skarga, wniosek, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia), załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego i może zakończyć się poprzez:

1. wydanie decyzji administracyjnej,
2. wydanie postanowienia,
3. wydanie zaświadczenia,
4. udzielenie odpowiedzi na skargę lub wniosek,
5. udzielenie pisemnej lub ustnej informacji.

 

Pojęciem „sposobu załatwiania spraw” należy objąć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy.

Zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735):

§ 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

§ 3a. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

§ 4. Organy wyższego stopnia mogą określać rodzaj spraw, które załatwiane są w terminach krótszych niż określone w § 3 i 3a.

§ 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach praw dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.

 

Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwienia spraw przez wszystkie komórki organizacyjne Wojewódzkiego Inspektoratu.

Obowiązujące terminy załatwiania spraw. Sprawy powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Komórki organizacyjne powinny załatwić sprawę niezwłocznie jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień. Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej wizyty w Wojewódzkim Inspektoracie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku Wojewódzki Inspektorat powinien poinformować obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na jego żądanie Wojewódzki Inspektorat zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazany adres. Jeżeli konieczne jest wyjaśnienie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, Wojewódzki Inspektorat powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami.

 

Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas Wojewódzki Inspektorat ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie.

 

Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia (Głównego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa) wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od Wojewódzkiego Inspektoratu.

Wojewódzki Inspektorat powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 Kpa.

 

Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewni, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Niekiedy akceptowane jest dostarczenie kopii dokumentów za pomocą faksu. Warto upewnić się także, w jakich godzinach przyjmowane są wnioski lub inne dokumenty. Dla zaoszczędzenia czasu można zwrócić się o udzielenie takiej informacji telefonicznie.

W przypadku kontaktów telefonicznych dobrze jest poprosić urzędnika o podanie nazwiska,  tak żeby w dalszych kontaktach powoływać się na tę osobę. Jeżeli osobista wizyta w Wojewódzkim Inspektoracie lub Oddziale WIORiN nie jest nadmiernie uciążliwa, to wymagane informacje można uzyskać na miejscu. Należy zwrócić uwagę, że przedstawione dokumenty muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożonym surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można również wprowadzać urzędnika w błąd za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także urzędnika poświadczającego nieprawdę. Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karną.

 

Obywatel ma prawo odwoływania się do decyzji wydanej przez Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w pierwszej instancji. Wojewódzki Inspektorat umieszcza na decyzji informację o możliwościach odwołania się. W pouczeniu takim Wojewódzki Inspektorat określa, do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Zupełnie wystarczy, jeżeli wynika z niej, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia.

 

Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy.

Podstawa prawna: art. 127 i następne Kpa.