03 Grudnia 2021
Referent ds. obsługi sekretariatu i archiwum w Dziale Administracyjnym
Ogłoszenie nr 88776 z 03.12.2021 r.
Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu
Opolski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa poszukuje kandydatów na stanowisko:
Referent ds. obsługi sekretariatu i archiwum w Dziale Administracyjnym
Wymiar etatu: 1 etat
Liczba stanowisk pracy: 1
Adres urzędu
Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu
45-853 Opole, ul. Wrocławska 172
Miejsce wykonywania pracy:
Opole
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:
- obsługa sekretariatu Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa
w Opolu, - przesyłanie i ewidencjonowanie korespondencji i przesyłek,
- segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych Działów i Oddziałów Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu.
- prowadzenie spraw kancelaryjnych,
- rejestrowanie poczty przychodzącej w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
- prowadzenie składu chronologicznego dokumentów Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu,
- przygotowywanie pism związanych z tematyką Działu Administracyjnego oraz przepisywanie pism wychodzących z Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu,
- prowadzenie rejestrów np. upoważnień,
- przygotowywanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- współpraca z jednostkami naukowymi, organami administracji rządowej, organami administracji samorządowej i innymi instytucjami w zakresie prowadzonych spraw,
- ścisła współpraca z Opolskim Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Opolu w sprawach bieżących.
Wymagania związane ze stanowiskiem pracyniezbędne
- wykształcenie: średnie,
- znajomość przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Ochrony Roślin i Nasiennictwa,
- znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej,
- znajomość przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej i jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
- znajomość przepisów KPA,
- umiejętność obsługi komputera,
- umiejętność pracy w zespole,
- umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów,
- umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych,
- odporność na stres,
- komunikatywność,
- prawo jazdy kat. B,
- posiadanie obywatelstwa polskiego,
- korzystanie z pełni praw publicznych,
- nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
wymagania dodatkowe:
- wykształcenie: wyższe, preferowane: administracja,
- doświadczenie zawodowe w jednostkach administracji publicznej: 1 rok,
- doświadczenie w obsłudze sekretariatu,
- doświadczenie w prowadzeniu archiwum zakładowego,
- ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia,
- dyspozycyjność,
- terminowość,
- rzetelność.
co oferujemy:
- możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy,
- miejsce do odświeżenia się,
- pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu,
- miejsce parkingowe na terenie urzędu,
- dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii, przerw świątecznych,
- dofinansowanie do wypoczynku pracowników.
dostępność:
- Nasz urząd jest pracodawcą równych szans. Aplikacje rozważane są z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
- Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami.
- Jako osoba ze szczególnymi potrzebami może Pani/Pan je zgłosić na etapie składania dokumentów.
- Umożliwiamy osobom ze szczególnymi potrzebami korzystanie z własnych urządzeń i rozwiązań wspomagających pracę (np. pomoc asystenta lub trenera pracy).
- Jako osoba z niepełnosprawnością może Pani/Pan skorzystać z pierwszeństwa
w zatrudnieniu – należy złożyć wówczas kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi poniżej 6%.
warunki pracy:warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Praca w siedzibie Inspektoratu oraz na terenie województwa opolskiego. Prowadzenie samochodu służbowego kat. B. Praca wykonywana w biurze, w terenie oraz w archiwum. Kontakt z dokumentami, które mogą być zagrożone mikrobiologicznie (kurz, grzyb, pleśń, bakterie). Praca w pomieszczeniu, gdzie występują roztocza kurzu domowego, z ograniczeniem dostępu światła dziennego. Dźwiganie (przemieszczanie towarów zgodnie z normą). Praca umysłowa wykonywana w pozycji siedzącej. Praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie. Praca z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych. Gotowość do wyjazdów służbowych. Współpraca z klientem zewnętrznym. Stres związany z obsługą klienta. Zagrożenie korupcją. Praca na wysokości do 3 metrów.
miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
Siedziba Inspektoratu obejmuje piętrowy budynek. Biuro usytuowane na I piętrze. Archiwum usytuowane na parterze. Poruszanie się po budynku może stanowić barierę dla osób mających trudności z poruszaniem się po schodach (brak windy). Budynek wyposażony w podjazd.
dodatkowe informacje:
- Jeśli zostanie Pani/Pan zakwalifikowana/y do kolejnego etapu, powiadomimy Panią/Pana o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podała Pani/Pan adresu
e-mail). - Oświadczenia prosimy podpisać odręcznie i wstawić datę ich sporządzenia.
- Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu będzie można je odebrać w urzędzie (ale nie odeślemy ich).
- Nie rozpatrzymy oferty, którą nadała Pani/Pan po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.
- Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.
- Do dokumentów sporządzonych w języku obcym prosimy dołączyć kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
- Prosimy nie przesyłać wszystkich dokumentów, które Pani/Pan uzna, że mogą pomóc w naborze. Prosimy o przesłanie tylko tych, których wymagamy lub zalecamy.
- Prosimy zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – o rzetelną ocenę, czy odpowiada Pani/Panu taka praca.
- Złożone przez Panią/Pana dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.
- W ofercie należy podać dane kontaktowe – adres e-mail, nr telefonu.
- Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel.77/4744619 wew. 37.
dokumenty i oświadczenia niezbędne:
- życiorys/CV i list motywacyjny,
- kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia,
- oświadczenie o posiadaniu prawa jazdy kat. B,
- oświadczenia o spełnieniu pozostałych wymagań niezbędnych,
- oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa,
- oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych,
- oświadczenie kandydata o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
- kopie dokumentów potwierdzającego niepełnosprawność-w przypadku kandydatów/kandydatek, którzy zamierzają skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatów/kandydatek,
- kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego,
- kopia dokumentu potwierdzającego ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia,
- oświadczenia o spełnieniu pozostałych wymagań dodatkowych,
- oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru,
termin składania dokumentów:
do 13.12.2021 r. (decyduje data stempla pocztowego lub osobistego dostarczenia oferty do urzędu)
miejsce składania dokumentów:
Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa
ul. Wrocławska 172
45-835 Opole
Dokumenty aplikacyjne należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem „ogłoszenie nr 88776”
przetwarzanie danych osobowych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Opolski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa, z siedzibą w Opolu, przy ul. Wrocławskiej 172, 45-835 Opole.
Kontakt do Inspektora Ochrona Danych:
Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 221 Kodeksu pracy oraz art. 26 i nast. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji, na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody.
Posiada Pani/Pan prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed cofnięciem zgody.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane aż do ewentualnego wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji, nie dłużej jednak niż przez okres 3 miesięcy od zakończenia rekrutacji, w której Pani/Pan bierze udział.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
Posiada Pani/Pan prawo żądania od administratora dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych i prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Oferty osób odrzuconych zostaną komisyjnie zniszczone po upływie 3 miesięcy od daty objęcia stanowiska przez wybranego kandydata/kandydatkę. W terminie 14 dni od zakończenia naboru, na pisemny wniosek kandydata, dokumenty mogą zostać zwrócone za osobistym pokwitowaniem odbioru.
Nasz Urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inna cechę prawnie chronioną.
